Il titolare ha individuato e nominato il Data Protection Officer, come previsto dall’ Art 37 del regolamento europeo dalla protezione dei dati personali UE 2016/679, ed in particolar modo come previsto dal paragrafo 6, la società Schmidt Consulting Privacy Srl – Società Benefit, con sede in Milano, alla via Bagutta 13, Cap 20121, contattabile via mail all’indirizzo dpo@schmidtconsulting.it

Il conferimento dei dati è facoltativo. Il rifiuto a fornire i dati comporta l’impossibilità di partecipare all’evento.

a) Le immagini fotografiche e le riprese video realizzate durante l’evento saranno utilizzate dal Titolare, dai propri responsabili del trattamento e dal personale autorizzato per finalità di documentazione dell’evento, comunicazione istituzionale, relazioni con la stampa, informazione, formazione, promozione della struttura e del brand Hyatt, nonché per la conservazione nell’archivio storico aziendale.

Le immagini potranno essere comunicate e diffuse mediante mezzi di comunicazione tradizionali e digitali, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, stampa, televisione, siti internet, YouTube, Vimeo, LinkedIn, Facebook, Instagram, X (Twitter), WhatsApp, Telegram e altre piattaforme di comunicazione utilizzate dal Titolare o dai soggetti incaricati della gestione dell’evento.

Base giuridica: il trattamento è effettuato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Regolamento (UE) 2016/679, sulla base del legittimo interesse del Titolare a documentare e valorizzare l’evento, nel rispetto delle ragionevoli aspettative degli invitati, come risultante dalla Legitimate Interest Assessment (LIA) predisposta ai sensi del GDPR.

a)  Le immagini fotografiche e video effettuati durante l’evento saranno usate per fini divulgativi, informativi, formativi, promozionali e pubblicitari da parte del Titolare, suoi responsabili ed incaricati. Saranno pubblicati su stampa, televisione e nuove piattaforme di comunicazione come, ad esempio in via esplicativa ma non esaustiva, YouTube, Vimeo, LinkedIn, WhatsApp, Twitter, Facebook, Viber, Telegram, Skype.

In merito alle finalità sub a) e b), La informiamo che il trattamento e la comunicazione dei Suoi dati personali da parte del Titolare non necessita del Suo consenso in quanto trattamento è necessario per l’esecuzione di obblighi derivanti dal contratto stesso e/o per l’esecuzione di prestazioni da Lei richieste prima della conclusione del contratto, nonché per ottemperare ad obblighi di legge.

Per le finalità al punto c) e d) il consenso è libero e facoltativo.

Non prestare il consenso al punto c) implica l’impossibilità di ricevere informazioni promozionali e marketing.

Se si nega il consenso al punto d) immagini e video, non sarà possibile accedere alla manifestazione, in quanto diverrebbe troppo oneroso per il titolare, eliminare le immagini dei soggetti che non prestano il consenso.

Il trattamento delle immagini fotografiche e delle riprese video effettuate durante l’evento si fonda sul legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Regolamento (UE) 2016/679, consistente nella documentazione dell’evento, nella comunicazione istituzionale, nelle attività di relazione con la stampa, nella promozione della struttura e del brand e nella conservazione della memoria storica dell’evento.

Il ricorso al legittimo interesse è stato preventivamente valutato mediante apposita Legitimate Interest Assessment (LIA), che ha verificato il corretto bilanciamento tra gli interessi perseguiti dal Titolare e i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, nel rispetto dei principi di necessità, proporzionalità, minimizzazione e delle ragionevoli aspettative degli invitati.

I dati raccolti sono trattati sia in forma cartacea che con strumenti informatici.

Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

I trattamenti di dati personali sono curati da personale autorizzato o da responsabili del trattamento opportunamente nominati. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento o di eventuali titolari autonomi può essere richiesto al Titolare o al DPO. 

I dati saranno trasferiti solo all’interno della UE.

Alcuni dati potranno essere trasferiti negli USA a quelle società che sono certificate per il Data Privacy Framework.

Nessun ulteriore trasferimento extra UE sarà effettuato.

Le immagini fotografiche e le riprese video saranno conservate per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità di documentazione dell’evento, comunicazione istituzionale, relazioni con la stampa, promozione della struttura e del brand.

Successivamente, il materiale potrà essere selezionato e sostituito con contenuti più recenti, mentre le immagini ritenute di particolare interesse documentale, storico o istituzionale potranno essere conservate senza limiti predeterminati nell’archivio storico del Titolare, quale testimonianza delle attività, degli eventi e dell’evoluzione della struttura, nel rispetto dei principi di pertinenza, proporzionalità e minimizzazione previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dal Titolare, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del GDPR). L’opposizione per finalità di marketing è sempre possibile e gratuita. Le richieste vanno inoltrate al Titolare del trattamento ai riferimenti riportati all’inizio della presente informativa.

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato attraverso questo sito avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire nelle opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Nella realizzazione di queste informative privacy abbiamo deciso di utilizzare delle icone in modo da “rendere le Informative privacy più semplici, chiare e immediatamente comprensibili, utilizzando simboli e icone”
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